V roce 2008 byla úspěšně dokončena implementace systému spisové služby e-spis od společnosti ICZ, který se tak stal součástí nově budovaného uceleného informačního systému pokrývajícího všechny potřeby Magistrátu města Hradce Králové. V kontextu celého řešení zajišťuje e-spis průkazné a jednoduché vedení spisové služby v souladu s platnou legislativou a postihuje celý životní cyklus dokumentů od jejich vzniku až po vyřazení v rámci skartačního řízení.
Cíl projektu
Dosáhnout značného zvýšení efektivi¬ty práce s dokumenty a tím předejít například ztrátám písemností. Důleži¬tým byl rovněž požadavek na provozní i uživatelskou podporu aplikace formou SLA.Řešení
Společnost ICZ navrhla pro řešení spi¬sové služby magistrátu produkt e-spis,který zajišťuje průkazné a jednoduché vedení spisové služby. Charakteristic¬kými vlastnostmi tohoto systému jsou jeho
• modularita
• otevřenost
• flexibilita
Spisová služba e-spis je vytvořena v třívrstvé architektuře. Jednotlivé vrst¬vy systému spolu komunikují prostřed¬nictvím XML rozhraní, které se využívá i pro integraci s dalšími aplikacemi. Uživatelé pracují se spisovou službou e-spis prostřednictvím internetového prohlížeče. Díky tomu e-spis výborně zapadl do konceptu budování celkového informačního systému magistrátu.
Navržený projekt respektoval přání zá¬kazníka převést data uložená v původní spisové službě do e-spisu. V průběhu implementace byla rovněž do pra¬xe zavedena řada nových postupů, například automatizované připojování na podatelně nasnímaných dokumentů k příslušným evidenčním záznamům spisové služby pomocí čárových kódů. Tento postup usnadňuje uložení digi¬talizovaných dokumentů do systému a umožňuje zvýšení efektivity práce s dokumenty v rámci spisové služby.
Již od zahájení pilotního provozu poskytla společnost ICZ magistrátu přímou podporu prostřednictvím vzdá¬leného přístupu. To umožnilo dodavateli reagovat na dotazy a připomínky uživa¬telů k provozu spisové služby. Efektivní komunikaci s pracovníky podpory ICZ zajistil systém HelpDesk. Stejným způ-sobem pak společnost ICZ na základě uzavřené SLA smlouvy zajistila také následnou komplexní podporu a údržbu dodaného řešení.
Spisová služba e-spis je na Magistrátu města Hradec Králové rutinně využívána od začátku roku 2008. Využívá ji na 500 uživatelů. Během rutinního provozu byl rozsah integrací s odbornými aplikacemi rozšířen o propojení na IS RŽP (Registr živnostenského podnikání) a CzechPoint. V současné době je v přípravě rozšíření integrace e-spis na OKnouzi.
Základní údaje o projektu
Zákazník: Magistrát města Hradec Králové
Řešení: Implementace spisové služby
Hlavní přínosy a řešení:
Řešení: Implementace spisové služby
Hlavní přínosy a řešení:
- Otevřený a flexibilní systém
- Modulární stavba
- Efektivní a standardizovaný systém
- Zajištění provozu a spokojenost uživatelů